เทคนิคการบริหารระบบงาน สำหรับการทำการค้าระหว่างประเทศ

        บทความที่เรานำมาเสนอในวันนี้ เป็นเรื่องให้ความรู้เกี่ยวกับการบริหารระบบงานที่จำเป็น โดยเฉพาะสำหรับการขยายธุรกิจไปในต่างประเทศ ที่ต้องมีการเตรียมความพร้อมมากขึ้นไปอีกระดับ สำหรับท่านผู้ประกอบการหลายท่านคงจะทราบขั้นตอนและวิธีดำเนินการเกี่ยวกับ การทำการค้าระหว่างประเทศมาบ้างแล้ว แต่สำหรับผู้เริ่มต้น หรือผู้ที่ต้องการขยายตลาดในระดับสูงกว่าเดิม ก็ควรจะต้องศึกษาข้อมูลจำเป็นเกี่ยวกับระบบงาน โดยการจะขยายตัวไปสู่ตลาดใหม่ ก่อนอื่นเราต้องมีสถิติและข้อมูลทางธุรกิจของเรา ที่สามารถนำมาใช้ในการประเมินความสามารถ และประกอบการตัดสินใจ ต้องมีสินค้าและบริการที่มีคุณภาพและอยู่ตัวในระดับหนึ่ง และต้องมี know-how ที่จำเป็นในการทำการตลาดและประชาสัมพันธ์สินค้า และบริการเราให้เป็นที่รู้จัก มาประกอบเข้าด้วยกัน และหลังที่สำคัญเท่าๆกับเทคนิคการขายสินค้า ก็คือการบริหารจัดการระบบงานของเราให้สมบูรณ์ พร้อมรับมือกับการทำตลาดในต่างประเทศ โดยวันนี้ เราก็ได้นำเทคนิคเล็กๆน้อยๆ มานำเสนอ ดังต่อไปนี้ค่ะ

  1. มี การเก็บข้อมูลสถิติทางธุรกิจให้พร้อมสำหรับนำไปวิเคราะห์ต่อ ความสำคัญของการเก็บข้อมูลสถิติต่างๆ ก็คือ ในกรณีที่เราไม่มีทุนมากพอสำหรับขยายธุรกิจในต่างประเทศ เราอาจจะต้องจับมือกับหุ้นส่วนหรือคู่ค้าทางธุรกิจในต่างประเทศ ซึ่งข้อมูลสถิติทางธุรกิจต่างๆ จะต้องนำมาแสดงและพิสูจน์ให้บริษัทที่เราสนใจเห็นว่าธุรกิจเราประสบความ สำเร็จและมีศักยภาพในการเติบโต ซึ่งข้อมูลต่างๆ จะถูกนำไปวิเคราะห์ประมวลผลเป็น feasibilty report (รายงานความเป็นไปได้ของโครงการ) หรือ market research (การวิเคราะห์วิจัยตลาด) เพื่อเป็นข้อมูลให้กับคู่ค้า ประเมินความเป็นไปได้โครงการต่อไป
     
  2. มี ระบบการปฏิบัติงานหลังบ้านที่แข็งแรง ได้แก่ ระบบ supply chain ที่สามารถดูแลให้มีวัตถุดิบสำหรับการผลิตได้อย่างต่อเนื่อง และหากเกิดกรณีสุดวิสัยก็ต้องเตรียมการรับมือล่วงหน้า
     
  3. ระบบ จัดการข้อมูลธุรกิจและฐานข้อมูลลูกค้าที่ดีก็เป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็น ต้องเตรียมตัวให้พร้อมล่วงหน้า ตัวอย่างที่ดีคือร้านสะดวกซื้อ 7-11 ที่มีระบบการจัดเก็บข้อมูลคลังสินค้าที่ดีมากๆ ซึ่งสามารถส่งต่อข้อมูลและระบบต่างๆ
    ให้แก่คู่ค้าหรือผู้ซื้อแฟรนไชส์ได้อย่างมีประสิทธิภาพแบบวันต่อวัน เป็นต้น
     
  4. ส่วน การเก็บข้อมูลหรือโปรไฟล์ลูกค้าอย่างเป็นระบบสำหรับการขยายธุรกิจออกนอก ประเทศก็สำคัญ เพราะแต่ละประเทศมีสภาพภูมิประเทศและเงื่อนไขต่างๆ ที่แตกต่างกันไป ซึ่งเราอาจจำเป็นจะต้องปรับหรือดัดแปลงขั้นตอนรายละเอียดต่างๆ ในธุรกิจให้เข้ากับประเทศนั้นๆ ถ้าหากเรามีลิสต์รายชื่อและข้อมูลของลูกค้า พร้อมทั้งรายละเอียด complain ที่มาจากลูกค้าเจ้าต่างๆ เก็บไว้เป็นระบบ จะช่วยให้สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ดีขึ้นได้ง่าย
     
  5. การ จัดการข้อมูลที่เป็นความลับ ต้องดูแลไม่ให้ข้อมูลหรือเอกสารที่เป็นความลับของบริษัทรั่วไหลออกไปถึงคน ภายนอกรวมถึงซัพพลายเออร์ การดูแลความลับบริษัทสามารถทำได้โดยเขียนข้อตกลงขึ้นมาระหว่างฝ่ายที่เกี่ยว ข้อง ส่วน trade secret หรือความลับทางการค้านั้นได้รับการปกป้องสิทธิ์ในทางกฎหมายถ้าหากเราได้ยืน ยันสิทธิ์ความเป็นเจ้าของความลับทางการค้านั้นๆ ไว้ก่อนแล้ว
     
  6. ข้อ ตกลงเรื่องสิทธิในทรัพย์สินทางปัญหาระหว่างบริษัทและพนักงาน ในหนังสือสัญญาระหว่างบริษัทกับพนักงานที่เราจ้าง อย่าลืมเขียนระบุไว้ให้ชัดเจนว่าผลงานที่พนักงานคนนั้นๆ ได้สร้างสรรค์หรือพัฒนาในระหว่างที่ทำงานอยู่ในบริษัท ให้ถือว่าเป็นทรัพย์สินทางปัญญาของบริษัท ไม่ใช่สิทธิ์ของพนักงาน เมื่อไรที่พนักงานคนนั้นออกจากบริษัทและเข้าไปทำงานกับบริษัทใหม่ เขาจะไม่สามารถนำทรัพย์สินทางปัญญานั้นๆ ซึ่งถือว่าเป็นสิทธิ์ของบริษัทเรา ไปบอกต่อให้กับบริษัทใหม่ได้ ไม่ว่าจะในทางใดก็ตาม
     
  7. ข้อ ตกลงระหว่างหุ้นส่วนหรือคู่ค้า ถ้าหากมีหุ้นส่วน ต้องเขียนข้อตกลงต่างๆ ออกมาเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการ ถึงแม้ว่าเรากับหุ้นส่วนจะเป็นเพื่อน หรือเป็นญาติสนิทคนใกล้ชิดก็ตาม การทำเอกสารข้อตกลงอย่างเป็นทางการเอาไว้ก่อนตั้งแต่ตอนที่ยังไม่มีปัญหา จะช่วยให้การจัดการต่างๆ เมื่อเกิดปัญหาข้อขัดแย้งระหว่างหุ้นส่วนเป็นไปได้ง่ายขึ้น เพราะทุกอย่างได้เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรหมดแล้ว และการจัดการเรื่องต่างๆ ก็จะเป็นไปตามเหตุผลและข้อตกลงที่เหมาะสม มากกว่าที่จะจัดการเรื่องต่างๆ ด้วยอารมณ์ในขณะที่มีปัญหา
     
  8. เอกสารอื่นๆ เช่น คู่มือในการผลิต คู่มือขนส่งสินค้า เอกสารรับประกันสำหรับลูกค้าให้พร้อมสำหรับส่งต่อให้คู่ค้าในต่างประเทศได้ทันที

          สำหรับเทคนิคการบริการระบบงานทั้งหมดตามที่กล่าวมาแล้วนั้น เป็นการปิดจุดอ่อนพื้นฐานที่อาจกลายเป็นปัญหาบานปลายได้ในอนาคต และส่วนใหญ่มักถูกละเลยเพราะสิ่งเหล่านี้ไม่ค่อยแสดงตัวเป็นปัญหาตั้งแต่วัน แรก ทางเราก็ หวังว่าข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้การเตรียมตัวพร้อมรับมือกับการขยายตัวทาง ธุรกิจของท่านผู้ประกอบการทุกท่านจะมีความปลอดภัยและง่ายดายมากขึ้นไม่มากก็ น้อย